EZD RP – Kompleksowa usługa wdrożenia

Wdrożenie systemu Elektronicznego Zarządzania Dokumentacją (EZD RP) to fundamentalna zmiana w codziennej pracy jednostki, otwierająca drzwi do znaczącego wzrostu efektywności i bezpieczeństwa. Pentestica specjalizuje się w kompleksowym wsparciu instytucji publicznych w tej transformacji, zapewniając płynne i skuteczne przejście na cyfrowe procesy kancelaryjne. Nasze podejście opiera się na głębokim zrozumieniu zarówno technologicznych, jak i organizacyjnych aspektów tego przedsięwzięcia.

Czym jest EZD RP?

Zgodnie z polskim prawem, system EZD to narzędzie służące do wykonywania czynności kancelaryjnych, dokumentowania przebiegu spraw, gromadzenia i tworzenia dokumentacji w postaci elektronicznej w systemie teleinformatycznym. EZD RP jest systemem stworzonym, rozwijanym i utrzymywanym przez NASK, zapewniającym kompleksowe wsparcie na każdym etapie procesu.

Jakie są korzyści z wdrożenia EZD RP z Pentestica?

Wybierając wdrożenie EZD RP, Twoja jednostka zyskuje szereg strategicznych korzyści, które Pentestica pomaga w pełni wykorzystać:

• Standaryzacja i Ujednolicenie Procedur: EZD RP przyczynia się do optymalizacji procesu rozdzielania i dekretowania korespondencji oraz klasyfikacji dokumentacji, co znacząco skraca czas potrzebny do rozstrzygnięcia spraw.
• Redukcja Kosztów i Dokumentacji Papierowej: Wdrożenie EZD RP znacząco ogranicza konieczność przemieszczania dokumentacji papierowej, prowadząc do spadku liczby wydruków i zmniejszenia kosztów związanych z zużyciem papieru i materiałów biurowych.
• Zwiększona Efektywność i Przejrzystość: System umożliwia szybkie wyszukiwanie dokumentów, tworzenie rejestrów i raportów oraz generowanie powiadomień i przypomnień, co przyspiesza załatwianie spraw.
• Zgodność z Przepisami Prawnymi: EZD RP spełnia wymogi polskiego prawa dotyczące zarządzania dokumentacją, w tym ustawy o narodowym zasobie archiwalnym oraz przepisów dotyczących ewidencji, archiwizacji i ochrony danych osobowych (RODO). System obligatoryjnie spełnia funkcje archiwum zakładowego lub składnicy akt.
• Bezpieczeństwo Danych i Kontrola Dostępu: EZD RP zapewnia wysokie standardy bezpieczeństwa, w tym mechanizmy ochrony danych przed nieuprawnionym dostępem oraz możliwość śledzenia historii zmian w dokumentach.
• Integracja i Automatyzacja Procesów: System standardowo jest zintegrowany z ePUAP i e-Doręczeniami, umożliwiając kompleksową obsługę przesyłek elektronicznych. Dodatkowo, NASK przygotowuje moduł automatycznych procesów, który znacząco poprawi efektywność, jakość i przejrzystość działań.

Jak wdrażamy EZD RP?

Pentestica, opierając się na rekomendacjach NASK i doświadczeniach z udanych wdrożeń w administracji publicznej, oferuje kompleksową metodologię wdrożeniową, która obejmuje:

1. Szczegółowa Analiza i Planowanie Strategiczne:

   • Inwentaryzacja Zasobów: Zbieramy dane o lokalizacjach, liczbie pracowników, sprzęcie (drukarki kodów kreskowych, czytniki, skanery) oraz przepływie korespondencji. Pomaga nam to precyzyjnie określić wymagania techniczne i organizacyjne.
   • Analiza Procedur Wewnętrznych: Weryfikujemy i optymalizujemy istniejące instrukcje kancelaryjne i archiwalne, dostosowując je do wymogów EZD RP i uzgadniając z właściwymi archiwami państwowymi.
   • Kwalifikacja JRWA: Wspieramy w wyodrębnianiu klas z Jednolitego Rzeczowego Wykazu Akt (JRWA), które będą prowadzone elektronicznie, a także tych, które tymczasowo pozostaną w formie tradycyjnej (jako wyjątki, z późniejszą perspektywą pełnej elektronizacji).

2. Dostosowana Implementacja i Konfiguracja Systemu:

   • Wybór Modelu Wdrożenia: Pomagamy w wyborze optymalnego modelu wdrożenia – usługa chmurowa (SaaS EZD RP) oferowana przez NASK lub instalacja on-premise na własnej infrastrukturze klienta. Rozumiemy, że ten wybór zależy od formalnych wymogów i strategii jednostki, jak to miało miejsce w Urzędzie Marszałkowskim Województwa Podlaskiego.
   • Przygotowanie Infrastruktury IT: W przypadku wdrożeń on-premise, wspieramy w zapewnieniu odpowiedniej wydajności infrastruktury, wykorzystującej środowisko linuksowe, wymagające wysokiej klasy specjalistów IT.
   • Konfiguracja Specyficzna dla Jednostki: Konfigurujemy strukturę organizacyjną, konta użytkowników, uprawnienia, rejestry, cenniki i szablony, aby system dokładnie odzwierciedlał procesy danej instytucji.
   • Procedury Postępowania z Korespondencją: Opracowujemy nowe procedury, w tym wykaz przesyłek nieotwieranych przez kancelarię czy niepodlegających skanowaniu, co jest kluczowe dla sprawnego przeorganizowania pracy.

3. Intensywne Szkolenia i Skuteczne Wsparcie:

   • Ważność Szkoleń: Zdajemy sobie sprawę, że odpowiednie szkolenia są najważniejszym czynnikiem sukcesu wdrożenia. Jak pokazało doświadczenie Ministerstwa Przemysłu, szkolenia prowadzone w małych grupach, a nawet indywidualnie, znacząco przyspieszają adaptację.
   • Program Szkoleniowy Pentestica: Organizujemy szkolenia dla wszystkich użytkowników – od kierownictwa po pracowników merytorycznych i technicznych. Szkolimy administratorów merytorycznych i technicznych, a także lokalnych koordynatorów z komórek organizacyjnych, którzy stanowią pierwszą linię wsparcia dla użytkowników.
   • Praktyczne Warsztaty: Korzystamy z metod sprawdzonych w praktyce, takich jak “elektroniczne piątki” z Urzędu Marszałkowskiego Województwa Podlaskiego, gdzie pracownicy aktywnie testowali system i wykonywali zadania w środowisku testowym, zanim uruchomiono wersję produkcyjną.
   • Wsparcie Po Wdrożeniu: Nasza rola nie kończy się na uruchomieniu systemu. Zapewniamy stałe wsparcie i monitoring działania EZD RP, a także szkolenia dla nowych pracowników i w związku z nowymi funkcjami systemu.

Dlaczego Pentestica to Twój najlepszy wybór?

• Głęboka Ekspertyza Prawna i Techniczna: Nasz zespół posiada szeroką wiedzę na temat polskiego prawa w zakresie zarządzania dokumentacją oraz najnowszych rozwiązań technicznych EZD RP, zapewniając pełną zgodność i bezpieczeństwo.
• Opieramy się na NASK: Choć NASK oferuje bezpłatne udostępnienie systemu i wsparcie, Pentestica uzupełnia to o indywidualne doradztwo, zaawansowaną konfigurację, dedykowane szkolenia i wsparcie powdrożeniowe, szczególnie dla jednostek o złożonych strukturach lub specyficznych potrzebach. Jesteśmy Twoim przewodnikiem przez proces, maksymalizując korzyści płynące z możliwości systemu.
• Holistyczne Podejście: Nie skupiamy się wyłącznie na technologii. Nasze podejście obejmuje analizę biznesową, organizację procesów, zarządzanie zmianą i wsparcie dla użytkowników, minimalizując trudności okresu przejściowego i budując pozytywne nastawienie do nowego systemu.
• Spersonalizowane Rozwiązania: Rozumiemy, że każda jednostka jest unikalna. Projektujemy i wdrażamy rozwiązania dopasowane do Twoich specyficznych potrzeb i wyzwań, zapewniając optymalne wykorzystanie EZD RP.
• Potwierdzone Wyniki: Nasze podejście skutkuje bardziej uporządkowaną dokumentacją, ujednoliceniem procedur i konsekwencją w prowadzeniu działań kancelaryjnych.

Gotowy na Cyfrową Transformację z Pentestica?

Nie pozwól, aby złożoność wdrożenia spowolniła rozwój Twojej jednostki. Skontaktuj się z Pentestica już dziś, aby omówić, jak możemy wesprzeć Twoją organizację w skutecznym i bezproblemowym przejściu na EZD RP.

ZAPYTAJ O BEZPŁATNĄ KONSULTACJĘ I OFERTĘ WDROŻENIA EZD RP SZYTĄ NA MIARĘ!

Pentestica – Twój Ekspert w Elektronicznym Zarządzaniu Dokumentacją i Bezpieczeństwie Cyfrowym.